Tietosuoja

Rekisterien tietosuojaseloste    

    25.5.2018

  • Rekisterinpitäjä

Lada Kerho ry

Vehkatie 10 A 1

48400 KOTKA

  • Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Jarno Pajari, puheenjohtaja

puheenjohtaja(ät)ladakerho.fi

  • Rekisterien nimet

Jäsenrekisteri

Ladaboard-käyttäjärekisteri

Ladashop-asiakasrekisteri

  • Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Jäsenviestinnän yhteydessä käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Jäsenpalvelut
  • Jäsenviestintä
  • Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
  • Tilastointi ja analysointi
  • Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi ja kotipaikka.
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot.
  • jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenlaji, jäsenyyden kesto).
  • Jäsenmaksutiedot.
  • Tiedot jäsenen ajoneuvoista tai halukkuudesta toimia vapaaehtoistehtävissä, kuten median haastatteluissa tai auton lainaamisessa esim.juhlatilaisuuksiin.

Rekisterinpitäjä käsittelee Ladaboard-keskustelufoorumin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, ja nimimerkki.
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja IP-osoite.
  • Jos käyttäjä vapaaehtoisesti itse kirjaa; kotisivu, Paikkakunta, Ammatti ja Harrastukset sekä nimimerkit eri Internet-keskustelupalveluissa.

Rekisterinpitäjä käsittelee Ladashop-kerhokaupan yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi ja kotipaikka.
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot.
  • jäsenen tai rekisteröityneen käyttäjän kerhokaupan tuotteiden ostohistoria.
  • Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti palveluihin rekisteröidyltä tai jäseneltä itseltään.

  • Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet jäsenrekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.

Jäsentiedot luovutetaan seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Lehtipainolle jäsenlehden postitusta varten.
  • Ladistien tiepalvelu-palstalle jäsenlehteen (vain vapaaehtoisesti ilmoittautuneet).

Rekisteröityneiden tiedot luovutetaan Ladaboard-keskustelufoorumilla seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Muille käyttäjille foorumin haun kautta.  Käyttäjä voi itse määritellä, minkä verran tietoja muille näytetään.
  • Ladistien tiepalvelu-keskusteluun (vain vapaaehtoisesti ilmoittautuneet).

Luovutamme henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle seuraavasti:

  • Jäsenrekisterin ulkopuolella olevat nimilistat vapaaehtoisista toimijoista ja niiden käsittely saattaa tapahtua Yhdysvalloissa sijaitsevilla palvelimilla.
  • Kerholaisten tai rekisteröityneiden käyttäjien tietoja ei luovuteta ylläpitäjien toimesta ulkopuoliselle taholle ilman rekisteröidyn antamaa suostumusta.
  • Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat palveluntarjoajan tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Vapaaehtoisesti ilmoittautuneiden ajoneuvo- ja saatavuustietoja säilytetään lisäksi hallituksen jäsenten tietokoneilla etäkäyttöohjelmilla.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

  • Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin, Ladaboardille tai Ladashoppiin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

  • Jäsenrekisteri: https://www.flomembers.com/ladakerho tai info(ät)ladakerho.fi / 044 – 270 9289
  • Ladaboard: Omat hallintasivut (www.ladakerho.fi/ladaboard)
  • Ladashop: Omat hallintasivut  (www.ladakerho.fi/ladashop)

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

  • Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

  • Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten kerholehdessä tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että jäsenet käyvät säännöllisesti sivuillamme ja huomioivat mahdolliset muutokset selosteessa.

*******ALEMPI POISTETAAN, KUN TIETOSUOJASELOSTE ON KOKONAISUUDESSAAN JULKAISTU

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.

REKISTERINPITÄJÄ

Lada Kerho ry (Y-tunnus: 1912700-1)
Vehkatie 10 a 1
48400 Kotka

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Sihteeri + varapuheenjohtaja
Sähköposti info(ät)ladakerho.fi

REKISTERIN NIMI

Ladashopin asiakasrekisteri

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Henkilö on rekisteröitynyt Ladashopin asiakkaaksi tai ostanut Ladashopista tavaraa.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin käyttötarkoitus on Ladashopin asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisteritiedot sijaitsevat verkkokauppaohjelmiston tarjoajan palvelimilla teknisten vaatimusten vuoksi.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: •Henkilön etu- ja sukunimi
•Sähköpostiosoite
•Postiosoite
•Puhelinnumero
•Tiedot käsitellyistä tilauksista

TIETOJEN LUOVUTUS

Tietoja ei luovuteta Ladashopin ulkopuolelle, ellei se ole verkkokauppapalvelun tarjoajan teknisen toteutuksentai vaatimuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisteröijä voi halutessaan sallia sähköpostimarkkinoinnin.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä. Henkilö voi sisäänkirjautua palveluun tarkistaakseen, mitä tietoja hänestä palvelussa on.

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää ladashopin sisäisen ylläpidon käyttäjäoikeuksia. Rekisteri sijaitsee Lada Kerho ry:n palvelimella.